1. Quem responde por cada dado
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) separa dois papéis, e cada um deles tem responsabilidades diferentes.
O BarberMap responde pelos dados da relação comercial
Tratamos os dados de sócios, representantes legais e das pessoas da equipe com acesso ao painel (proprietário, gerente, profissional e recepção) para administrar o contrato, cobrar a assinatura, prestar suporte, controlar acessos e manter a segurança do sistema. Também respondemos pelos dados da conta de cada cliente no aplicativo — cadastro, acesso e histórico entre barbearias —, conforme a Política de Privacidade para clientes.
Sua empresa responde pelos dados dos clientes dela
Os dados que sua empresa cadastra ou usa no painel sobre os clientes dela — fichas, comandas, anotações e histórico de atendimento — são tratados pelo BarberMap seguindo as instruções da sua empresa, para a agenda, as comandas e os demais recursos funcionarem. Sua empresa é a responsável pelos dados dos próprios clientes, por ter a base legal adequada para tratá-los e por usá-los somente no contexto do serviço que presta a eles.
O mesmo vale para o assistente de inteligência artificial no WhatsApp da unidade: as conversas com os clientes e o conteúdo que sua empresa configura são dados sob a responsabilidade dela, que decide ligar o atendimento automático, define as permissões e deve informar os clientes de que o atendimento pode ser automático. O BarberMap trata esses dados seguindo as instruções da sua empresa, apenas para o assistente funcionar, conforme os Termos do Módulo de Inteligência Artificial.
2. Dados da equipe que tratamos
Sócios e representantes legais
Nome, CPF, e-mail, telefone, cargo e os dados bancários ou fiscais da empresa. No aplicativo, a conta do responsável nasce ligada ao aparelho, sem dados pessoais; nome, e-mail, telefone e CPF são informados quando ele decide ou quando um recurso os exige, como a conexão da conta de recebimento. E-mail e telefone são confirmados por código. Guardamos também os registros do aceite dos Termos: versão, data, hora, endereço IP e aparelho usado.
Para quê: executar o contrato, emitir as faturas da assinatura, comprovar o aceite e enviar comunicados administrativos.
Pessoas da equipe
Nome, e-mail, telefone, foto de perfil (opcional), função, jornada e comissões cadastradas no painel. Cabe a sua empresa informar a equipe sobre este tratamento.
Para quê: criar os acessos, mostrar os horários na agenda pública e permitir a gestão do dia a dia.
Histórico de ações no painel
Registro do que cada pessoa fez depois de entrar no sistema: criar, alterar ou cancelar agendamentos, conceder descontos, mudar valores e fechar comandas.
Para quê: segurança, rastreabilidade interna, prevenção a fraudes e defesa em eventuais disputas.
Registros de acesso ao painel
Endereço IP, data, hora, fuso horário, navegador e identificação do aparelho de quem acessa.
Quando a equipe usa o aplicativo, também são tratados identificadores aleatórios da instalação, tokens de notificação e registros técnicos de falhas, desempenho, nomes de telas e eventos de navegação. Os serviços Expo e Firebase/Google apoiam atualizações, avisos e verificação por SMS; o Sentry recebe os registros de diagnóstico, que podem incluir o identificador interno da conta. A permissão de notificação visível e a escolha de receber campanhas promocionais são controles distintos dos registros técnicos de funcionamento.
Campanhas de reativação por notificação dependem da escolha explícita do cliente para a barbearia e o canal. A permissão de notificação do aparelho e o telefone observado em uma conversa não substituem essa escolha.
Para quê: cumprir a obrigação de guardar registros de acesso prevista no Marco Civil da Internet.
Diagnóstico e serviços integrados
Nas versões que incluem Expo Observe, esse serviço recebe métricas de desempenho e eventos de uso, como a abertura de recursos, associados a um identificador aleatório da instalação e, nos recursos de gestão, também ao identificador interno da unidade. Nessas versões, esses dados são usados para avaliar o uso dos recursos e melhorar o desempenho do aplicativo, finalidade distinta da necessária à operação do serviço. Esses dados, inclusive os históricos, seguem os prazos informados na seção 5.
Os serviços Google Sign-In, Firebase Authentication e Firebase Installations, usados no login e na verificação por SMS, também podem tratar identificadores de usuário, aparelho ou instalação, dados de uso, diagnóstico e metadados técnicos do aplicativo e do ambiente. Esses dados apoiam o funcionamento e a segurança da autenticação e dos serviços integrados, incluindo a prevenção a abusos e a identificação de falhas. Esses fornecedores também podem tratar os dados para análise técnica do uso de seus próprios serviços, conforme as informações de privacidade do Google Sign-In e do Firebase. O diagnóstico funcional enviado ao Sentry apoia a estabilidade e a correção de problemas do aplicativo.
3. Pagamentos, certificado digital e integrações
Conta de recebimento
A ligação entre o BarberMap e a conta que recebe os pagamentos da barbearia é feita por uma autorização segura no próprio provedor: guardamos apenas a autorização necessária para cobrar os clientes, e nunca a senha nem os dados bancários da sua conta no Mercado Pago.
Certificado digital do módulo fiscal
Se sua empresa ativar a emissão de notas, guardamos uma cópia do certificado digital A1 em armazenamento privado e criptografado, com a senha protegida separadamente e o acesso limitado por barbearia. O arquivo, a chave e a senha não ficam legíveis, não têm endereço público na internet e não podem ser baixados pelo painel.
Guardamos essa cópia para manter a emissão funcionando, renovar a integração, recuperar o serviço e permitir a troca do provedor de emissão sem que sua empresa fique presa a um único fornecedor. As credenciais só são usadas quando necessário para as finalidades fiscais que sua empresa autorizou, e o provedor de emissão recebe apenas o indispensável para configurar e emitir os documentos junto à prefeitura ou à Secretaria da Fazenda.
Agendas externas
A sincronização opcional com a agenda do Google depende da autorização individual de cada profissional e é usada somente para ler e gravar os bloqueios de horário, conforme as regras de privacidade do próprio Google.
Assistente de inteligência artificial no WhatsApp
Se sua empresa conectar o número do WhatsApp Business da unidade ao Assistente IA, incluído na assinatura da plataforma, o BarberMap passa a receber, pela API oficial do WhatsApp e por meio do provedor de conexão Kapso, as mensagens de texto que chegam a esse número e envia as respostas geradas pelo assistente. A conexão é feita em modo coexistência: a unidade continua usando o aplicativo WhatsApp Business no celular, no mesmo número. As mensagens continuam trafegando pelo WhatsApp, que é um serviço de terceiro com regras de privacidade próprias; o BarberMap não controla o que o WhatsApp guarda nem as medidas que ele aplica ao número.
O que não armazenamos: o conteúdo das conversas do assistente. O BarberMap não o armazena em seus sistemas: o texto passa por ele apenas durante o processamento de cada mensagem, e não existe histórico consultável no painel. O conteúdo trafega e fica retido pela Kapso, operadora do BarberMap, por até 30 (trinta) dias, para o funcionamento do atendimento e o histórico da conversa; o WhatsApp (Meta) tem regras próprias sobre o que guarda. Fotos privadas da ficha do cliente nunca são usadas pelo assistente.
O que guardamos: registros técnicos sem texto — número envolvido, data, hora, quantidade de mensagens e respostas, pausas e o motivo de uma não resposta — por até 30 (trinta) dias, para contagem da franquia, segurança e suporte; os agendamentos e as demais ações efetivamente realizadas, que seguem as regras normais da agenda; e as configurações feitas pela sua empresa, como saudação, orientações e perguntas frequentes.
Para gerar as respostas: o texto da conversa, as orientações configuradas e os dados públicos da unidade (endereço, horários, serviços, preços, profissionais, produtos e planos) são enviados à OpenAI, provedora de inteligência artificial contratada pelo BarberMap. Pedimos que ela não armazene esse conteúdo além do necessário para responder, mas a OpenAI pode manter dados pelo tempo que as políticas dela determinarem, para segurança e prevenção a abuso, e o processamento pode ocorrer fora do Brasil.
Para entender o pedido e conferir a resposta: o texto da conversa, as perguntas frequentes, os dados públicos da unidade, o nome e a saudação do assistente e os detalhes de agendamentos do próprio cliente necessários ao pedido (dia, horário, serviços, profissional e situação) também podem ser enviados à TypeSafe AI, outra provedora de inteligência artificial contratada pelo BarberMap. Ela classifica o pedido e confere a resposta antes do envio. Aplicamos filtros para remover contatos e documentos pessoais dos textos; não enviamos identificadores internos, fotos privadas nem instruções privadas da sua empresa. A TypeSafe AI declara que não usa o conteúdo enviado para treinar modelos, mas pode mantê-lo pelo tempo que as políticas dela determinarem. Seus serviços são hospedados nos Estados Unidos.
Contato da unidade: quem escreve de um telefone que não é o telefone verificado de uma conta de cliente no BarberMap é registrado como um contato da unidade, com o telefone e o nome do perfil no WhatsApp, apenas para que os agendamentos daquela pessoa entrem na sua agenda. Esse contato não é uma conta do BarberMap, não aceitou os Termos de Uso e é removido após 30 (trinta) dias sem atividade quando não houver agendamento ou outro histórico a preservar. São dados dos clientes da sua empresa, sob a responsabilidade dela.
Suporte que sua equipe pede ao BarberMap
Este atendimento é diferente do assistente que responde aos clientes da unidade. Quando sua equipe procura o suporte da BarberMap pelo chat público ou pelo nosso WhatsApp, usamos as mensagens e o contexto recente da conversa para entender a dúvida e responder com base nos manuais da plataforma. No WhatsApp de suporte, guardamos o telefone, as mensagens e as respostas para dar continuidade ao atendimento. Quando a conversa precisa de uma pessoa, nossa equipe continua o atendimento no mesmo WhatsApp, pela plataforma da Kapso, que atua como operadora do BarberMap para receber e enviar essas mensagens.
OpenAI: recebe a pergunta, o contexto necessário e os trechos de manuais para gerar e conferir respostas. No WhatsApp de suporte, áudios aceitos também são enviados à OpenAI para transcrição. O áudio não fica guardado pelo BarberMap após o processamento; a transcrição passa a fazer parte do histórico do atendimento.
TypeSafe AI: quando os recursos estão habilitados, recebe as mensagens, o contexto recente, trechos dos manuais e a resposta proposta, conforme a tarefa, para selecionar informações úteis, conferir a resposta ou indicar a prioridade do atendimento humano. A triagem pode acontecer mesmo quando uma pessoa da nossa equipe já está atendendo ou as respostas automáticas estão desligadas. A prioridade apenas orienta a equipe e não decide quem atende. O chat autenticado que consulta dados privados da sua unidade não é enviado à TypeSafe AI.
Evite enviar senhas, códigos de acesso, documentos pessoais e outros dados que não sejam necessários à dúvida. A OpenAI e a TypeSafe AI podem manter os dados que recebem pelos prazos de suas próprias políticas, sem garantia de eliminação imediata. A TypeSafe AI declara que não treina modelos com o conteúdo enviado e hospeda seus serviços nos Estados Unidos; o processamento pela OpenAI também pode ocorrer fora do Brasil.
4. Com quem compartilhamos
Compartilhamos dados para operar e proteger o serviço, conforme o recurso utilizado, e, nas versões que incluem Expo Observe, para a análise de uso e melhoria descritas na seção 2:
- provedores de hospedagem, armazenamento e banco de dados: onde o sistema e os arquivos já criptografados ficam guardados;
- provedores de e-mail, notificações e mensagens por WhatsApp ou SMS: para códigos de verificação, confirmações, lembretes de agenda e alertas de segurança;
- Mercado Pago: recebe os dados da transação para processar os pagamentos na conta conectada da barbearia;
- Spedy Tecnologia Ltda.: recebe os dados e as credenciais necessários à emissão quando o módulo fiscal é contratado;
- OpenAI: recebe os dados necessários para gerar e conferir as respostas do assistente da unidade e do suporte da BarberMap, e os áudios aceitos no WhatsApp de suporte para transcrição;
- TypeSafe AI: recebe os dados descritos na seção 3 para classificar pedidos e conferir respostas do assistente da unidade e, quando habilitado, selecionar informações, revisar respostas e indicar a prioridade do suporte da BarberMap;
- WhatsApp e provedor de conexão (Kapso): quando sua empresa conecta o número da unidade ao assistente, as mensagens trafegam pela API oficial do WhatsApp, sob as regras dele, por meio da Kapso, que atua como operadora do BarberMap para receber, enviar e reter o conteúdo dessas mensagens por até 30 (trinta) dias. A Kapso também recebe e envia as mensagens do WhatsApp de suporte da BarberMap, por onde nossa equipe faz o atendimento humano;
- Expo, Google/Firebase e Sentry: recebem os dados técnicos descritos acima para atualizações, notificações, login, verificação por SMS, segurança e diagnóstico funcional, conforme o recurso utilizado. Isso inclui Google Sign-In, Firebase Authentication e Firebase Installations. Nas versões que incluem Expo Observe, também há o tratamento de métricas e eventos descrito na seção 2;
- Google Maps no Android: recebe dados técnicos do componente de mapas nesse aplicativo, como endereço IP, informações do aparelho, identificador técnico/pseudônimo do SDK, interações e registros de falhas. O Google os utiliza para medir o uso e melhorar seus produtos e serviços, como controlador independente, conforme sua Política de Privacidade;
- Mapas da Apple no iOS: os mapas usam o MapKit, serviço da Apple, que pode tratar os dados necessários ao funcionamento dos mapas e dos recursos de localização, conforme suas próprias informações de privacidade.
- autoridades públicas: quando houver ordem judicial, requisição fiscal legítima ou outro dever legal.
Alguns desses fornecedores podem guardar dados em servidores fora do Brasil, sempre com proteção compatível com a lei brasileira.
5. Segurança e prazos de guarda
Segurança: cada pessoa só enxerga o que a função dela permite, os dados trafegam criptografados, as senhas e chaves ficam protegidas e o acesso é monitorado.
Registros de acesso: guardados em sigilo por 6 (seis) meses, como exige o Marco Civil da Internet.
Contratos e histórico de ações: mantidos durante a assinatura e guardados por 5 (cinco) a 10 (dez) anos depois do encerramento, para cumprir obrigações fiscais e permitir defesa em processos cíveis ou trabalhistas. Contas criadas no aparelho que nunca receberam um contato confirmado podem ser encerradas depois de um longo período sem uso.
Certificado e senha fiscal: mantidos apenas enquanto forem necessários ao módulo ou a uma janela de migração combinada. Ao desativar o módulo, começamos a apagá-los, ressalvadas cópias de segurança que expiram sozinhas. Guardar notas e protocolos pelo prazo legal não significa guardar a chave privada pelo mesmo tempo.
Conversas do assistente de inteligência artificial: o BarberMap não armazena o texto em seus sistemas, e a Kapso, operadora do BarberMap, o retém por até 30 (trinta) dias. Os registros técnicos sem texto ficam no BarberMap por até 30 (trinta) dias; o contato da unidade é removido após 30 (trinta) dias sem atividade quando não houver histórico a preservar; os agendamentos seguem os prazos normais da agenda. A OpenAI e a TypeSafe AI podem manter dados pelo tempo que as políticas delas determinarem, como explicado na seção 3.
Conversas do WhatsApp de suporte da BarberMap: o histórico, incluindo transcrições de áudio e prioridade da triagem, é removido após 90 (noventa) dias sem atividade. Conversas ainda em atendimento humano são preservadas até o fim desse atendimento e depois seguem a mesma regra de inatividade. Essa guarda do suporte não se aplica às conversas do assistente no WhatsApp da unidade, cujo texto não é armazenado nos sistemas do BarberMap e fica retido pela Kapso por até 30 (trinta) dias.
Diagnóstico no Sentry: no plano Developer atualmente utilizado, os eventos de erros, logs e desempenho têm retenção de 30 (trinta) dias em produção, conforme a documentação do serviço. O prazo de cada evento considera o plano vigente quando ele é recebido. Segundo a política de segurança do fornecedor, os eventos são apagados da produção ao fim da retenção e as cópias de segurança são apagadas 90 (noventa) dias após sua criação.
Expo Observe — dados históricos e versões que o incluem: a documentação do fornecedor prevê exclusão das métricas, registros, traces e metadados após 90 (noventa) dias. A exclusão ocorre em lotes mensais, de modo que um registro pode permanecer por até 120 (cento e vinte) dias. Depois disso, a Expo conserva apenas contagens de eventos por aplicativo para faturamento.
Autenticação no Firebase: conforme as informações de privacidade do fornecedor, o Firebase Authentication guarda endereços IP registrados por algumas semanas e os demais dados de autenticação até que o responsável pelo projeto solicite a exclusão do usuário correspondente no Firebase. Depois dessa solicitação, a remoção dos sistemas ativos e das cópias de segurança pode levar até 180 (cento e oitenta) dias. Sair da sessão ou encerrar a conta no BarberMap não equivale, por si só, a essa solicitação ao Firebase.
Outros dados técnicos do Google: a retenção depende do serviço, do tipo de dado, da finalidade e dos controles aplicáveis. A política de retenção do Google prevê dados mantidos até a exclusão pelo usuário, dados com prazo próprio e guarda mais longa para segurança, prevenção a fraudes e obrigações legais. Para os identificadores de instalação usados pelo Firebase, a documentação específica relaciona a exclusão dos dados associados à exclusão do identificador. O prazo do Firebase Authentication não é um prazo único para Google Sign-In, Firebase Installations ou todos os seus diagnósticos.
Mapas da Apple no iOS: a guarda dos dados tratados pelo MapKit segue as regras da própria Apple, descritas nas informações de privacidade dos Mapas da Apple; o BarberMap não define esse prazo.
6. Direitos da empresa, da equipe e canal do DPO
Sua empresa e as pessoas da equipe podem pedir confirmação, acesso, correção, exclusão de dados desnecessários e retirada de autorizações, conforme a LGPD. Se não ficarem satisfeitas com a resposta, podem reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Pedidos de clientes finais sobre dados que sua empresa controla são respondidos por ela; o BarberMap apoia com os recursos do sistema. Como o BarberMap não armazena o texto das conversas do assistente de inteligência artificial, não conseguimos fornecer cópia delas: durante o prazo de até 30 (trinta) dias o conteúdo fica retido pela Kapso, e o histórico fica no WhatsApp da própria unidade.
Para dúvidas sobre esta Política, incidentes de segurança ou pedidos sobre privacidade, fale com o Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO):